Para ser más productivos y eficientes hay muchísima información a consultar. Artículos, libros, podcast, cursos, tutoriales... la lista prácticamente parece infinita y llevar un seguimiento puntual es una tarea titánica. Sin embargo, David Allen tiene claro una regla que es atractiva por su simpleza: la regla de los dos minutos.
Planteada en su libro "El arte de hacerlo realidad", la regla forma parte de la metodología "Getting Things Done" de Allen, conocido actor y consultor en productividad.
Esta regla consiste en que todo aquello que se pueda realizar en dos minutos o menos se debe hacer inmediatamente, y todo lo que supere esta duración debería estar anotado, en proceso de trámite o incluso clasificado.
Con esta regla, el autor plantea que se puede ayudar a transformar la percepción de la productividad y la gestión de tiempo, ya que las pequeñas tareas, que se acumulan poco a poco, pueden convertirse en una fuente de estrés. Las tareas diminutas requieren simples acciones, pero el estrés que aportan al día a día es real. No hacerlas se traduce en peso mental que desvía la atención de las cosas importantes.
Tras completar estas pequeñas tareas, Allen apunta a que se libera el espacio mental y la energía que se gastaría recordando y posponiendo las actividades.
Trabajo Productividad
Hay un límite en este método
Sin embargo, Allen también acepta que esta regla también tiene un problema: puede provocar que las personas se sobrecarguen con tareas pequeñas, perdiendo de vista objetivos más grandes.
Para el autor, esta regla también conlleva una buena gestión de prioridades, ya que no se trata de todo hacerlo en dos minutos, sino identificar cuáles tareas ameritan dos minutos y cuáles más. Hacerlo requiere de cierta medida de concentración y enfoque. Lo importante es dedicar tiempo a hacer lo que importa y reconocer los asuntos que pueden resolverse en dos minutos o menos.
Los beneficios potenciales son gigantescos. Llevar a cabo la regla
adecuadamente conlleva una sensación de control y logro por completar los pendientes, dice Allen. De practicarse como lo recomendado, ciertamente ayudaría a las personas procrastinadoras que se saturan de pendientes por hacer.
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